I programmi per la gestione della contabilità per commercialisti sono software che hanno caratteristiche tali da poter consentire una gestione agevole di tutti i loro clienti.
Un aspetto di cui si deve tenere conto quando parliamo di uno studio contabile è che si tratta di una realtà che annovera fra i suoi clienti un gran numero di aziende che in molti casi sono profondamente diverse fra loro.
Accanto a piccoli artigiani, liberi professionisti, forfettari con fatturati limitati, vi sono imprese che contano decine di dipendenti e che hanno a che fare con adempimenti contabili e fiscali particolarmente complessi.
Dal momento che sarebbe impensabile, poco efficiente e anti-economico utilizzare diversi software, è fondamentale che il programma gestionale per la contabilità funga da strumento omnicomprensivo in grado di gestire tutti gli aspetti della contabilità adattandosi alle varie realtà aziendali, a prescindere dalle loro dimensioni, dal numero di dipendenti, dal tipo di attività e dal sistema contabile di appartenenza.
Non è un’esagerazione affermare che gli studi dei commercialisti, soprattutto in determinati periodi dell’anno, siano oberati dal lavoro.
Nel corso degli anni, accanto a importanti semplificazioni della burocrazia, si sono aggiunti anche diversi adempimenti fiscali e di altro tipo che hanno reso il lavoro degli studi molto complesso, senza contare che le modifiche e gli aggiornamenti sono all’ordine del giorno.
È ovvio che un professionista abbia la necessità di un software per la contabilità come Genya Contabilità di Wolters Kluwer, che massimizzi l’efficienza e gli permetta dedicare più tempo alla consulenza, aspetto di importanza cruciale per un commercialista.
Uno studio, per ottimizzare i flussi di lavoro, ha la necessità di avere a disposizione uno strumento che gli consenta una gestione a 360 gradi dell’azienda, a partire dagli adempimenti contabili e fiscali, fino ad arrivare al puntuale monitoraggio della situazione finanziaria dell’azienda.
Quest’ultimo requisito è fondamentale perché permette di fornire al cliente una consulenza mirata che metta in luce le eventuali criticità permettendo di agire per tempo per affrontarle e risolverle prima che sia troppo tardi per un intervento efficace.
Gli studi dei commercialisti si avvalgono dell’opera di vari dipendenti e questi non hanno tutti la stessa esperienza; caratteristica principale di un gestionale per lo studio di un professionista è quindi la semplicità dell’interfaccia. Ciò consente non soltanto di velocizzare le varie operazioni, ma anche di ridurre drasticamente la percentuale degli errori che tende ad alzarsi quando il personale ha scarsa esperienza.
Dal momento che nella piattaforma è necessario inserire tutti i clienti, le loro anagrafiche, i loro dati fiscali ecc., è necessario che la procedura di inserimento sia concepita in modo tale da ridurre al minimo i tempi necessari.
Un altro aspetto cruciale, al quale non si può rinunciare in un gestionale, è la flessibilità nella gestione del piano dei conti. In ogni azienda esso differisce e non si può prescindere dalla facilità nel personalizzarlo. Del resto, la personalizzazione è una caratteristica che non dovrebbe mancare in nessun software che riguardi la gestione aziendale; ogni azienda è sui generis e ogni programma vi si deve adattare alla perfezione.
Un’altra caratteristica importante è la velocità di accesso alle informazioni di ogni singolo cliente. Nel giro di pochi secondi si deve essere in grado di avere sia una visione d’insieme della situazione aziendale sotto vari punti di vista, sia la possibilità di consultare le varie sezioni: scadenze attive e passive, scheda anagrafico-contabile, situazione delle liquidazioni IVA, dichiarazioni reddituali ecc. La situazione contabile deve essere sempre aggiornata e poter essere verificata in qualsiasi momento a richiesta del cliente.
Nondimeno, un gestionale di contabilità deve produrre una reportistica dei vari dati relativi che riguardano la contabilità e relativi a clienti, fornitori, magazzino ecc.
Infine, è auspicabile la possibilità di integrazione con un software di fatturazione elettronica.