Perché usare un software per fatturazione elettronica
L’utilizzo della fatturazione elettronica presuppone di avere a disposizione un apposito software. Ci sono siti che permettono a chi li utilizza sporadicamente di compilare e gestire alcune fattura elettroniche, così come alcune commercialisti offrono ai propri clienti appositi strumenti per la compilazione dei singoli documenti. La soluzione più adatta alla gestione è però la scelta di un software per fatturazione elettronica, da utilizzare costantemente non solo per il processo di emissione e invio dei documenti, ma anche per l’archiviazione.
Cosa fa un software per fatturazione elettronica
Il processo insito nell’emissione e nell’invio di una fattura elettronica è abbastanza complesso. È infatti necessario compilare il documento, nel formato prescritto dalla legge, inviarlo attraverso il sistema di Interscambio dell’agenzia delle entrate, verificarne la ricezione e attenderne il pagamento. Avere a disposizione un software per fatturazione semplifica l’intero processo, in quanto aiuta in ogni singola fase.
Nella compilazione il software permette di introdurre degli automatismi, consentendo di creare un database con le anagrafiche dei clienti: di fatto inserendo un codice o le iniziali del cliente il software compila vari campi del documento. Oltre a questo, il programma si occupa di inviare il documento al SdI, procedendo con ulteriori invii in caso di problemi del sistema stesso. In seguito, il software verifica il pagamento da parte del cliente e permette anche di attivare un sistema di invio dei solleciti di pagamento o delle copie di cortesia ai clienti, tramite mail.
Le fatture e la contabilità
Inoltre, un software per la fatturazione elettronica può anche occuparsi della gestione completa della contabilità, delle anagrafiche di clienti, fornitori e prodotti, ricevendo e inserendo nella contabilità le fatture elettroniche inviate dai fornitori, offrendo anche uno scadenzario fiscale e la gestione dello stato di cassa. I software evoluti funzionano in cloud, quindi si può accedere al proprio pannello di controllo da qualsiasi luogo, connettendosi tramite internet.
Tali software, consentono anche di garantire l’accesso multiutente, in modo tale che il commercialista o un consulente verifichi alcuni dei documenti disponibili. Chiaramente molte funzioni sono personalizzabili, in modo che il singolo utilizzatore abbia a disposizione il software per fatturazione che meglio si addice alle sue specifiche necessità.
Archiviare le fatture elettroniche
Un’ultima cosa che questo tipo di programma può fare riguarda l’archiviazione sul cloud. Ricordiamo infatti che le fatture, anche quelle elettroniche, devono essere conservate per un minimo di 10 anni, nella loro versione originale. Un buon software per fatturazione svolge anche questo compito, evitando così di dover stampare e conservare le fatture o di archiviarle su un supporto fisico come hard disk o server. L’archivio viene periodicamente aggiornato, senza che l’azienda si debba occupare attivamente di questo compito.
Quanto costa
Il costo di un buon programma per la fatturazione elettronica dipende da una serie di fattori. Per le PMI sono disponibili software a basso prezzo, stiamo parlando di cifre affrontabili da chiunque, anche da chi ha un’attività all’interno di un regime forfettario e che ha scelto autonomamente di utilizzare le fatture elettroniche. Ci sono anche aziende che propongono software di fatturazione che si interfacciano con altri pacchetti software e che offrono sconti per chi acquista più di un pacchetto.